Con l’inizio del nuovo anno entra in vigore il nuovo obbligo fiscale di registrare digitalmente il collegamento tra Pos e Registratore telematico. «Non si tratta di un collegamento fisico, i due dispositivi – spiega Giuseppe Piazzolla, consulente fiscale Federottica – rimarranno indipendenti, occorrerà che sia registrato il numero di matricola del terminale (o dei terminali) Pos di cui si dispone, per abbinarlo al Registratore telematico utilizzato e registrato presso l’Agenzia delle entrate. Il tutto attraverso un servizio online dedicato che sarà disponibile nell’area riservata “Fatture e corrispettivi” tramite la funzione “Gestisci collegamenti”.
Gli esercenti o gli intermediari da questi delegati (commercialista) entreranno nel servizio ed effettueranno l’abbinamento. In merito ai terminali Pos per gli strumenti di pagamento questi saranno comunicati all’Agenzia delle entrate direttamente dagli operatori finanziari».

L’Agenzia delle entrate, mediante un apposito provvedimento, ha fissato un periodo transitorio per l’adeguamento graduale alle nuove disposizioni. «Per gli operatori che già dispongono al primo gennaio 2026 di strumenti elettronici di pagamento – aggiunge Piazzolla – ci saranno 45 giorni di tempo per effettuare la registrazione con decorrenza da quando saranno disponibili le nuove funzionalità e comunque dai primi giorni del mese di marzo 2026.Lo stesso Provvedimento ha previsto che in caso di installazione di nuovo Pos o di modifica del collegamento esistente la nuova registrazione dovrà essere effettuata a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data della nuova attivazione dello strumento ed entro l’ultimo giorno lavorativo del medesimo mese».

Particolare rilevanza va riservata agli aspetti fiscali del provvedimento. «A parte i dettagli tecnici per l’attivazione del collegamento è importante soffermarsi – prosegue il consulente di Federottica – a comprendere la natura fiscale di questo adempimento che rappresenta uno strumento a disposizione dell’Amministrazione finanziaria per il controllo fiscale.Gli incassi elettronici e i corrispettivi, come abbiamo detto, continueranno ad essere inviati separatamente e il collegamento è solo logico, servirà all’Agenzia delle entrate a verificare che ciò che nelle chiusure viene evidenziato come pagamento elettronico (il dato come sappiamo è aggregato e viene inviato con la chiusura insieme agli altri incassi) coincida con quanto registrato nei terminali Pos (che a regime saranno a disposizione dell’agenzia delle entrate). Il fine è verificare la coerenza dei dati perché evidentemente nei controlli effettuati, forse, questa coerenza in alcuni casi è venuta a mancare.
L’esercente dovrà porre particolare attenzione al documento commerciale che emette ed indicare correttamente se l’incasso è avvenuto con pagamenti elettronici o in contanti. Non sarà possibile, ad esempio, indicare solo contanti (occorre verificare se è stato opportunamente impostato il sistema di pagamento) anche in presenza di pagamenti elettronici e sarà obbligatorio in caso di errore (è stato indicato un pagamento in contanti invece era elettronico o viceversa) procedere all’annullamento e alla emissione del documento corretto».

La mancata osservanza di questo obbligo comporta sanzioni molto pesanti. «Il mancato collegamento fra Pos e Registratore telematico sarà sanzionato – sottolinea ancora Piazzolla – come l’omessa installazione degli apparecchi e la sanzione varia da 1.000 a 4.000 euro. Inoltre, se i due strumenti non sono ben collegati e hanno determinato una trasmissione di dati errati, è prevista una sanzione di 100 euro per ogni trasmissione errata fino ad un massimo di 1.000 euro per ogni trimestre.Infine, per le attività commerciali la possibile sanzione accessoria legata alla sospensione della licenza o dell’autorizzazione commerciale per mancata installazione del collegamento fra il Pos e il Registratore telematico o il mancato invio dei dati dei pagamenti elettronici.
È evidente che bisognerà prestare molta attenzione alla conformità tecnologica dei propri apparecchi, affinché l’invio dei dati sia perfetto (Pos e Registratore telematico). Seguiranno – conclude – ulteriori aggiornamenti in materia».